Das als “Kassengesetzt” bekannte Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 führte die Pflicht zur Ausgabe von Belegen ab dem 1. Januar 2020 ein. Dabei kann ein Beleg sowohl in Papierform als auch elektronisch ausgestellt werden. Die Ausstellung hat dabei im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Kauf zu erfolgen.
Der Beleg muss in jedem Fall auf Papier oder elektronisch zum Beispiel als PDF der auch als Bilddatei im JPEG- oder PNG-Format erstellt und dem Kunden angeboten werden. Nimmt ein Kunde den Beleg nicht an, kann dieser vernichtet werden.
Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist zwar nicht bußgeldbewehrt, könnte aber als Hinweis gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde.
Inzwischen hat das Bundesfinanzministerium das Gesetz zur elektronischen Belegausgabe konkretisiert. Danach ist eine schriftliche Zustimmung des Kunden für die elektronische Belegausgabe nicht erforderlich. Denn die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch nonverbal erfolgen. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen.
Dabei reicht es nicht aus, den elektronischen Beleg im Kassendisplay sichtbar einzublenden. Der Kunde muss vielmehr die Möglichkeit haben, den Kassenbeleg elektronisch anzunehmen. Kunden kann dazu der elektronische Beleg per QR-Code über das Kassendisplay zum Download zur Verfügung gestellt, per Near-Field-Communication (NFC) übermittelt oder per E-Mail direkt zugestellt werden.
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